경비와 영수증

쓴 돈을 처리하는 흐름은 영수증 모으기 → 결의서로 묶어 상신 → 심사 → 지급입니다. 영수증을 그때그때 담아 두고 월말에 한 번에 묶는 방식이라, 쓸 때마다 결재를 올리지 않아도 됩니다.

영수증 담아 두기

업무 → 경비에서 영수증을 등록합니다. 결의서 없이 먼저 쌓아 두면 됩니다.

계정과목 자동 분류

비워 두면 규칙과 같은 거래처에서 지난번에 고른 값을 보고 채워 줍니다. 그래도 남는 거래처는 AI로 채우기로 한 번에 메웁니다(관리자가 켜야 동작합니다).

매번 같은 곳에서 같은 항목을 고르는 수고를 줄입니다. 틀렸으면 고치면 되고, 고친 값이 다음번에 쓰입니다.

결의서로 묶어 올리기

모아 둔 영수증을 골라 지출결의서로 묶어 상신합니다. 묶어도 금액을 쪼개지 않습니다. 영수증 한 장은 한 건 그대로 갑니다.

결의서는 전자결재를 그대로 탑니다 → 전자결재 올리기

법인카드

법인카드는 등록할 때 자산으로 관리를 체크하면 비품·자산 대장에도 바로 올라갑니다.

법인카드로 쓴 건은 카드사 이용내역을 가져와 대장에 쌓입니다. 내가 올린 영수증과 맞춰 보고, 아무도 올리지 않은 지출(대사)이 있으면 담당자가 찾아냅니다.

카드 건은 목록의 결제 칸에 어느 카드인지(카드 별칭, 없으면 카드사와 번호 뒤 4자리) 나오고, 상세에는 결제 카드 칸이 보입니다. 같은 가맹점이 여러 카드로 찍혀도 구별됩니다.

공용 법인카드

부서나 전사가 함께 쓰는 카드의 내역은 주인 없이 들어와, 그 카드를 쓰는 사람 모두의 목록에 쓴 사람 미정으로 보입니다.

아무도 가져가지 않은 건은 관리자가 배분합니다.

프로젝트로 따라가기

영수증에 프로젝트를 걸어 두면 결의서까지 그대로 이어져, 그 프로젝트에 얼마를 썼는지 집계됩니다. 경영 콕핏의 투입 대비 예산도 이 값을 씁니다.

예산과 정책

부서·프로젝트마다 예산을 두고, 넘으면 경고하거나 막을 수 있습니다. 한도를 넘는 금액, 증빙 없는 건 같은 규칙도 정책으로 걸립니다.

화면에는 중복 의심과 증빙 미흡이 따로 표시되어, 상신 전에 스스로 걸러낼 수 있습니다. 정책에 걸린 건에는 주말 결제·제한 업종·상한 초과·영수증 사진 없음 같은 배지가 붙습니다.

그 밖에

• 외화: 통화를 고르면 환산해 잡힙니다.
• 가지급금: 먼저 받아 쓰고 나중에 정산하는 경우입니다.
• 일비: 출장 일수만큼 정액으로 잡습니다.
• 대리 작성: 담당자가 다른 사람 몫을 대신 올릴 수 있습니다.

월 마감

정산이 끝난 달은 잠깁니다. 잠긴 달의 영수증은 고칠 수 없습니다. 마감 뒤에 나온 건은 다음 달로 올리세요.

심사받는 쪽에서 보면

반려되면 사유가 함께 옵니다. 영수증 이미지를 심사자가 바로 열어 보므로, 사진이 흐리면 그것만으로 되돌아옵니다. 처리 결과는 알림으로 갑니다.

→ 회계 장부 · 전자결재