전자계약

근로계약서·연봉계약서·서약서·동의서를 보내고, 받는 사람이 화면에서 서명하면 서명본 PDF로 남습니다. 종이를 돌리거나 스캔해 다시 올릴 일이 없습니다.

받는 쪽

업무 → 전자계약에 나에게 온 계약서가 모입니다. 목록에서 보낸 사람 · 기한 · 상태를 보고, 서명이 필요한 건을 열어 처리합니다.

내용을 확인하고 화면에서 서명하면 끝입니다. 서명한 문서는 언제든 다시 열어 볼 수 있습니다.

보내는 쪽

문서와 받는 사람을 고르고, 서명받을 자리를 지정해 보냅니다. 누가 서명했고 누가 안 했는지 목록에서 바로 보입니다.

워드·한글 파일을 그대로 올려도 됩니다. PDF로 변환해 두지 않아도 됩니다.

참여자는 세 갈래

서명 순서도 정할 수 있고, 보낸 뒤에 바꿀 수도 있습니다.

채우는 칸

서명 말고 상대가 직접 적는 칸을 넣습니다. 입금 계좌나 수령일처럼 받는 쪽이 채워야 하는 값을 문서를 따로 주고받지 않고 그 자리에서 받습니다.

보내기 전에 한 번 더 보게 하려면

계약은 보내면 지울 수 없고 취소만 됩니다. 금액이 틀렸어도 이미 상대 메일함에 가 있습니다. 발송 전 내부결재를 켜면 담당자가 혼자 눌러도 바로 나가지 않고 결재를 한 번 거칩니다.

급하지 않은 건은 예약 전송으로 보낼 시각을 정해 둘 수도 있습니다.

여러 거래처에 한 번에

같은 계약서를 여러 곳에 보낼 때는 CSV로 명단을 올려 한 번에 발송합니다. 거래처마다 들어갈 값이 달라도 명단에 적어 두면 각자 다르게 채워져 나갑니다.

사외 상대에게 보내기: 계정이 없어도 됩니다

사업 수주나 용역처럼 Works 계정이 없는 상대와도 계약합니다. 상대에게는 서명 링크가 가고, 로그인 없이 그 링크만으로 내용을 보고 서명합니다.

본인 확인을 더 두껍게

메일이 통째로 털려도 서명되지 않게 하려면 접근 비밀번호를 겁니다. 보내는 사람이 정하고 링크와 다른 길로(전화·대면) 알려 줍니다. 알려 주는 일은 사람이 해야 하지만, 그만큼 세게 막힙니다.

열람 기록이 남아 상대가 언제 열어 봤는지 확인할 수 있습니다. 카카오 알림톡으로도 보낼 수 있어, 메일을 잘 안 보는 상대에게 닿습니다.

보낸 뒤에 생기는 일

끝날 때까지 기다리는 것 말고도 할 수 있는 일이 있습니다.

완료본은 어떻게 보관되나

서명이 다 끝나면 완료본 PDF에 회사 인증서로 전자서명이 들어갑니다(PAdES). 여기에 제3자 시각 증명(RFC 3161 타임스탬프)이 붙어, 그 시점에 그 내용이었다는 것이 문서 자체로 증명됩니다.

감사추적인증서를 따로 받을 수 있습니다. 누가 언제 어디서(IP) 서명했는지, 본문과 완료본의 해시, 시각 증명, 교부 기록이 한 장에 담깁니다. 분쟁이 생겼을 때 화면을 캡처해 보내는 대신 이 문서를 냅니다.

연봉처럼 남이 보면 안 되는 계약

메일은 전달됩니다. 전달된 뒤는 우리가 모릅니다. 그래서 분류별로 완료본 PDF에 비밀번호를 걸 수 있고, 아예 완료본을 메일에 붙이지 않도록 정할 수도 있습니다(받는 사람은 로그인해서 봅니다).

서명본 다시 받기도 됩니다. 상대가 파일을 잃어버렸을 때 계약을 다시 만들 필요가 없습니다.

그 밖에

• 동시 서명: 여러 사람이 순서를 기다리지 않고 동시에 서명합니다.
• 첨부 서류: 계약서에 딸린 자료를 함께 보냅니다.
• 라벨: 계약이 쌓이면 라벨로 갈라 찾습니다.

근로계약서

입사자에게 보내는 근로계약은 따로 챙기는 것이 있습니다.

• 연봉이 사람마다 자동으로 채워집니다. 보상 정보에서 가져오므로 문서를 한 명씩 고치지 않습니다.
• 계약 기간과 갱신을 관리하고, 완료되면 인사기록에 남습니다.
• 표준 서식과 고용형태(정규·계약·파트타임 등)를 갖춰 두고 씁니다.

바깥 시스템에서 계약 걸기

영업 시스템이나 주문 화면에서 계약을 자동으로 보내야 하면 외부 API를 씁니다. 사람이 화면에 들어와 누르지 않아도 계약이 나갑니다.

서명이 끝나면 사내 계약과 똑같이 서명본이 남고, 진행 상태도 같은 목록에서 봅니다.

받는 사람이 미리 정해지지 않았다면

전사 개인정보 동의서나 서약서처럼 누가 서명할지 미리 모르는 문서가 있습니다. 200명 명단을 한 줄씩 넣는 대신 링크 서명을 씁니다. 주소 하나(와 QR)를 열어 두면 각자 들어와 서명합니다.

앞에 앉아 있다면

사무실에 찾아온 사람이나 현장에서 받는 계약은 메일을 보내고 기다릴 이유가 없습니다. 아직 서명하지 않은 상대 옆의 대면 서명으로 그 자리에서 끝냅니다.

상대가 우리를 모를 때

모르는 곳에서 온 "서명해 주세요"는 피싱과 구별되지 않습니다. 계약 메일에 보낸 회사가 드러나고, 사외 서명 화면과 메일이 받는 사람의 언어로 나옵니다. 못 읽는 문서에 서명하게 두지 않습니다.

→ 전자결재 · 증명서 발급