회계 장부

예전에는 경비를 회계 프로그램으로 내보내기만 했습니다. 남의 장부에 넣어 주는 일이라 "이번 달에 무엇이 얼마나 들어갔나"가 우리 안에 남지 않았습니다. 회계 섹션이 그 장부를 안에 둡니다.

전표와 원장

경비·급여·감가상각이 전표로 전기되고, 그것을 원장과 시산표로 읽습니다. 전표는 차변과 대변이 맞아야 저장되므로, 숫자가 안 맞는 장부가 쌓이지 않습니다.

계정과목

장부의 뼈대입니다. 표준 계정과목에서 골라 넣습니다. 자산·부채·자본·수익·비용으로 묶인 87개(일반기업회계기준)에서 체크만 하면 됩니다. 제조업이면 제조원가(500번대) 도 함께 씁니다.

코드순으로 보거나 머리를 눌러 정렬하고, 구분·검색으로 걸러 찾습니다.

매입: 우리가 받은 세금계산서

외주비·임대료·원재료처럼 쓴 사람이 따로 없는 지출이 있습니다. 예전에는 이런 것도 경비 한 길로만 들어와, 수집된 매입 세금계산서가 주인 없는 경비로 쌓였습니다.

회계 → 매입·세금계산서가 그 자리입니다. 매출과 같은 모양으로 작성중·수취·지급완료를 관리하고, 증빙 종류(세금계산서·계산서·현금영수증·카드)를 함께 답니다.

사업소득: 프리랜서 3.3%

프리랜서에게 지급한 것을 기록하고 간이지급명세서 금액 자료를 뽑습니다. 지급액이 장부에도 전기됩니다(예수금 + 보통예금).

매출과 거래처

들어온 돈도 같은 장부에 들어갑니다. 거래처를 등록해 두면 매출·매입 양쪽에서 같은 이름으로 잡히고, 경비의 계정과목 자동 분류도 거래처를 기준으로 학습합니다.

거래처에는 기준정보(사업자번호·주소·담당자)를 담습니다. 세금계산서를 끊으려면 받을 곳 주소가 있어야 하는데, 예전에는 그것이 어디에도 없었습니다. 여기서 전자세금계산서 발행까지 이어지고, 수정세금계산서(음수)와 발행 취소도 다룹니다.

지급 배치: 승인됐는데 돈이 안 나간 건 잡기

예전에는 '지급완료'가 경리가 손으로 누르는 표시였고, 실제로 이체했는지는 시스템이 몰랐습니다.

그래서 마감 때 사람·월로 묶은 지급 배치를 만들고, 통장 내역을 그 배치와 맞춥니다. 승인만 되고 나가지 않은 건이 그대로 드러납니다.

자금 현황: 지금 얼마 있고 앞으로 얼마 나가나

장부는 발생주의라 "얼마 벌었나"에는 답하지만 "통장에 얼마 남았나"에는 답하지 않습니다. 그 자리를 자금 현황이 맡습니다.

• 통장 거래내역 원장: 실제로 찍힌 것만 모읍니다. 계좌끼리 옮긴 돈은 합계에서 빼서 이중으로 세지 않습니다.
• 현금흐름표: 실제로 오간 돈을 계정과목으로 묶습니다. 장부의 매출과 숫자가 다른 것이 정상이고, 다른 만큼이 미수금·미지급금입니다.
• 자금 계획 달력: 앞으로 나갈 것과 들어올 것을 날짜에 얹어 봅니다.
• 월초 잔고를 넣어 두면 거기서부터 굴러갑니다.

부가세 신고 자료

신고서를 대신 만들지는 않습니다. 세무사무소나 위하고가 그대로 받아 쓸 표를 뽑아 줍니다. 표 모양은 국세청 합계표 그대로라 받는 곳이 어디든 통합니다.

결산 마감

한 해가 끝나면 손익 계정은 0이 되어야 합니다. 번 돈과 쓴 돈을 이익잉여금으로 옮기고 자산·부채·자본만 다음 해로 넘깁니다.

전자세금계산서

발행 자리가 회계 안에 있습니다. 외부 서비스(팝빌 등)와 연동해 처리합니다.

자동으로 받아 오기

손으로 넣는 일을 줄이는 경로가 두 가지입니다.

• 연동: 법인카드·법인통장을 연결해 내역을 주기적으로 받습니다. 공동인증서·자격증명과 수집 주기를 설정에서 정합니다.
• 메일에서 가져오기: 카드사가 보낸 승인 메일에서 내역을 뽑습니다. 카드사와 계약 없이도 되므로, 연동이 어려울 때 씁니다. 수동 버튼이 아니라 정해진 주기로 스스로 돕니다.
• 파일로 올리기: 카드·통장·매출·계약 모두 CSV와 엑셀을 받습니다.

카드 내역을 가져올 때는 확인 창에서 어떻게 들어갈지 먼저 봅니다. 그대로 넣기 전에 어느 카드로 잡히는지 눈으로 확인할 수 있습니다.

내보내기

쓰던 회계 프로그램으로 넘길 때는 맞춤 양식으로 내보냅니다. 어떤 열을 어떤 순서로 낼지 화면에서 짜 두면 다음부터 그대로 나옵니다.

오늘 처리할 것

경영지원 담당자를 위한 작업 큐가 있습니다. 심사할 결의서, 맞지 않는 카드 내역, 나가지 않은 지급처럼 지금 손봐야 할 것만 모입니다.

→ 경비와 영수증 · 급여 운영